Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hóa > Xuống hàng > Hướng dẫn xử lý đơn hàng thất lạc
1. Giới thiệu
Trong quá trình vận chuyển, đôi khi xảy ra tình trạng đơn hàng bị thất lạc dọc đường do nhiều nguyên nhân như nhầm lẫn khi xếp dỡ, kiện hàng rơi rớt, hoặc sai sót trong quá trình kiểm soát. Để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần có quy trình xử lý rõ ràng trên phần mềm quản lý hàng hóa.
Bài viết này sẽ hướng dẫn nhân viên và bộ phận vận hành thao tác xử lý đơn hàng thất lạc dọc đường, giúp việc theo dõi và khắc phục trở nên nhanh chóng, chính xác.
🎯 Ý nghĩa
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình trạng thất lạc.
- Tăng độ tin cậy trong khâu giao nhận, hạn chế tranh chấp.
- Đảm bảo dữ liệu minh bạch, dễ dàng truy xuất khi cần đối soát.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhân viên kho: để nắm quy trình ghi nhận và xử lý hàng thất lạc.
- Bộ phận vận hành: theo dõi tình trạng thất lạc, phối hợp tìm kiếm và khắc phục.
- Quản lý doanh nghiệp: giám sát, đưa ra quyết định xử lý phù hợp, đảm bảo uy tín với khách hàng.
3. Xử lý đơn hàng thất lạc trên Phần mềm Quản lý hàng hoá
3.1 Ghi nhận đơn hàng thất lạc
Bước 1: Tại màn hình nhập hàng/xuống hàng, nếu số lượng kiện thực tế không khớp với số lượng trên đơn, hệ thống sẽ hiển thị thông báo.
Bước 2: Chọn Xác nhận thiếu hàng
Bước 3: Hệ thống tự động đưa đơn hàng vào kho Hàng thất lạc để theo dõi.
Lưu ý: Đơn hàng sẽ chỉ hiển thị bên kho hàng thất lạc nếu chọn “Xác nhận thiếu hàng” , nếu bấm “Bỏ qua” hệ thống sẽ hiểu đơn hàng vẫn còn đang trên xe chưa xuống hoàn toàn và chưa thất lạc
3.2 Theo dõi và xử lý hàng thất lạc
Bước 1: Vào mục Hàng thất lạc trên phần mềm.
Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng theo mã đơn, tên khách hàng hoặc SĐT.
Bước 3: Cập nhật tình trạng xử lý:
- Nếu tìm thấy kiện hàng → Chọn Nhập hàng, hệ thống sẽ đưa kiện về trạng thái nhập kho bình thường.
- Nếu không tìm thấy → Giữ nguyên trạng thái thất lạc để tiếp tục theo dõi.
4. Lưu ý:
- Luôn kiểm tra kỹ số lượng kiện trước khi xác nhận thất lạc.
- Chỉ chọn Xác nhận hàng thất lạc khi chắc chắn không thể tìm thấy kiện hàng.
- Bộ phận vận hành cần phối hợp với tài xế và kho để rà soát lại lộ trình, tránh bỏ sót kiện hàng.
- Quản lý nên thường xuyên kiểm tra mục Hàng thất lạc để có biện pháp xử lý kịp thời.
5. Các câu hỏi thường gặp
Nếu sau khi xác nhận thất lạc mà tìm thấy hàng thì sao?
⇒ Vào mục Hàng thất lạc, chọn đơn hàng và bấm Nhập hàng để đưa kiện về trạng thái nhập kho.
Có thể nhập hàng nhiều lần cho cùng một đơn không?
⇒
- Có. Nếu đơn hàng được tách thành nhiều đợt nhập, nhân viên có thể nhập từng phần.
- Hệ thống sẽ cộng dồn số lượng kiện đã nhập cho đến khi đủ số lượng theo đơn.
Làm sao để kiểm tra lịch sử nhập hàng của một đơn?
⇒ Tìm theo mã đơn hàng hoặc thông tin khách hàng -> Bấm lịch sử để xem chi tiết số lượng đã nhập, thời gian nhập và người thực hiện.
Nếu đơn hàng có nhiều kiện nhưng nhập thiếu, hệ thống có cho phép giao hàng không?
⇒
- Không. Đơn hàng chỉ được giao khi số lượng kiện nhập đủ
- Điều này đảm bảo dữ liệu luôn minh bạch và tránh rủi ro giao thiếu hàng cho khách.
6. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử