Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hóa > Xuống hàng > Cách xuống hàng kho nhận trên Phần mềm Quản lý hàng hóa
1. Giới thiệu
Bài viết này giúp nhà xe và bộ phận kho hiểu rõ quy trình nhập hàng vào kho nhận trên phần mềm quản lý hàng hoá. Việc nhập hàng đúng quy trình giúp kiểm soát chính xác số lượng hàng hoá, tránh thất lạc, nhầm lẫn và hỗ trợ theo dõi trạng thái hàng trong toàn bộ quá trình vận chuyển.
Khi thực hiện nhập kho đúng cách, nhà xe có thể dễ dàng quản lý hàng hóa theo từng chuyến, từng kho nhận, đồng thời giúp việc giao trả hàng cho khách diễn ra nhanh chóng, chính xác. Qua đó nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa và tối ưu hiệu quả vận hành.
2. Ai nên đọc bài viết này
📦 Chủ doanh nghiệp vận tải và quản lý nhà xe
Những người quản lý hoạt động vận chuyển hàng hóa cần nắm rõ quy trình nhập hàng vào kho nhận để kiểm soát tốt số lượng hàng và tránh thất thoát.
📱 Nhân viên kho và nhân viên nhận hàng
Những người trực tiếp thao tác nhập hàng vào kho trên phần mềm cần hiểu rõ các bước thực hiện để đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ.
🎯 Bộ phận điều hành và quản lý hàng hoá
Là bộ phận theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, điều phối hàng về các kho nhận khác nhau. Việc hiểu rõ quy trình giúp họ kiểm soát tốt trạng thái hàng hóa, xử lý nhanh các tình huống phát sinh và tối ưu quy trình vận hành.
3. Các bước thực hiện
Cách 1: Thao tác thủ công – ghi nhận hàng vào kho nhận từ Trên Xe
Bước 1: Bấm vào trên xe
Bước 2: Bấm chọn bộ lọc
Lọc theo ngày lên hàng:
Lọc theo ngày lên đơn để xem các đơn được tạo trong ngày. Sử dụng bộ lọc này giúp tránh sót hàng và dễ dàng tìm lại các đơn đã lên.
Lọc theo văn phòng gửi:
Dùng khi cần tìm các đơn được gửi từ một văn phòng cụ thể. Chỉ cần chọn đúng văn phòng gửi để xem danh sách đơn tương ứng.
Lọc theo văn phòng nhận:
Nên sử dụng bộ lọc này vì một xe có thể chở hàng của nhiều văn phòng nhận khác nhau. Chọn văn phòng nhận sẽ giúp hiển thị chỉ các đơn giao về văn phòng mà bạn phụ trách, giúp kiểm soát hàng chính xác hơn.
Lọc theo biển số xe:
Chọn biển số xe để xem danh sách các đơn hàng đang được vận chuyển trên xe đó về văn phòng của bạn, giúp dễ dàng kiểm soát hàng trên từng chuyến xe.
Lọc theo loại đơn hàng:
Dùng để phân loại và kiểm soát đơn theo hình thức giao hàng, ví dụ: giao tận nơi, giao dọc đường hoặc nhận tại văn phòng.
Bước 3: Lọc theo Văn phòng nhận là văn phòng của bên nhận và lọc xe nào về tới. Để hiển thị danh sách đơn trên xe giao về văn phòng mình
Bước 4: Kiểm tra hàng và bấm chọn những đơn có
Bước 5: Nút nhập hàng sáng lên, bấm vào nút nhập hàng
Bước 6: Xác nhận xuống hàng vào kho
Sau khi bấm nhập hàng, các đơn này sẽ ở mục Kho nhận
Cách 2: Thao tác thủ công – ghi nhận hàng vào kho nhận từ danh sách xe sắp về
Bước 1: Bấm vào hàng sắp về
Bước 2: Bấm vào tác vụ Xem phơi
Bước 3: Kiểm tra hàng hóa và bấm chọn các đơn hàng có
Bước 4: Khi nút nhập kho nhận sáng xanh lên, Bấm vào
Bước 5: Bấm Nhập hàng kho nhận để hoàn tất việc nhập hàng
Sau khi bấm nhập hàng, các đơn này sẽ ở mục Kho nhận
Cách 3: Thao tác thủ công – ghi nhận hàng vào kho nhận từ phơi xe
Bước 1: Bấm chọn Xem phơi
Bước 2: Chọn thông tin tuyến, chuyến xe về
Bước 3: Xem đơn ở mục VP nhận, kiểm tra hàng và bấm chọn đơn
Bước 4: Nút nhập hàng sáng lên, bấm vào nút nhập hàng
Bước 5: Bấm Nhập hàng kho nhận để hoàn tất việc nhập hàng
Sau khi bấm nhập hàng, các đơn này sẽ ở mục Kho nhận
4. Lưu ý
Để đảm bảo quá trình nhập hàng vào kho nhận diễn ra chính xác và hiệu quả, nhà xe cần lưu ý một số điểm sau:
Về thao tác phần mềm
✅ Luôn kiểm tra kỹ thông tin kiện hàng trước khi nhập kho: mã đơn hàng, người gửi, người nhận, số lượng kiện.
✅ Đảm bảo chọn đúng kho nhận khi sử dụng bộ lọc để hiển thị danh sách hàng chính xác.
✅ Sau khi nhập kho, cần thiết thì nhấn F5 để cập nhật hệ thống để lấy thông tin mới nhất.
Về phối hợp giữa các bộ phận
📦 Nhân viên kho cần phối hợp với bộ phận vận chuyển để kiểm tra hàng trước khi nhập kho.
📞 Nhân viên chăm sóc khách hàng cần cập nhật trạng thái hàng cho khách khi cần.
🚚 Bộ phận điều hành cần theo dõi số lượng hàng tại từng kho để tránh quá tải kho.
Về xử lý tình huống phát sinh
⚠️ Nếu phát hiện hàng bị hư hỏng hoặc thiếu kiện, cần ghi chú và báo ngay cho bộ phận quản lý.
✏️ Nếu chọn sai kho nhận của đơn hàng, nhân viên sẽ không thể chọn đơn hàng để nhập kho nhận
Về báo cáo và đánh giá hiệu quả
📊 Nhà xe nên kiểm tra báo cáo nhập kho định kỳ để theo dõi số lượng hàng hóa tại từng kho.
🔄 Có thể điều chỉnh quy trình nhập kho hoặc phân bổ nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế để tối ưu vận hành.
5. Các câu hỏi thường gặp
Không tìm thấy kiện hàng cần nhập kho thì phải làm sao?
⇒ Kiểm tra:
- Đã chọn đúng ngày chưa
- Đã chọn đúng kho nhận chưa
- Kiện hàng đã được tạo trên hệ thống chưa
- Nhập SDT của đơn lên thanh tìm kiếm, xem trạng thái đơn hàng đang ở đâu hay đã được tạo đơn chưa.
Nếu vẫn không thấy, có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ để kiểm tra dữ liệu.
Làm sao để biết hàng đã được nhập kho thành công?
⇒ Sau khi nhập kho, trạng thái kiện hàng sẽ hiển thị “VP nhận” khi tìm đơn hàng. Hoặc đơn hiển thị trong mục kho nhận.
Nếu nhập nhầm kho nhận thì xử lý thế nào?
⇒ Sẽ không có sự kiện này xảy ra, vì đơn khác văn phòng nhận, văn phòng sẽ không nhập kho được
6. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử