Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hóa > Xuống hàng > Hướng dẫn nhập hàng/xuống hàng tách kiện
1. Giới thiệu
Trong quá trình vận chuyển, một đơn hàng lớn thường được chia thành nhiều kiện nhỏ để dễ dàng xếp lên xe và có thể được dỡ xuống theo nhiều đợt khác nhau. Chính vì vậy, khi xuống hàng/ nhập kho, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo số lượng kiện hàng thực tế luôn khớp với số lượng đã xuất xe.
Bài viết này sẽ hướng dẫn nhà xe thao tác chức năng xuống hàng – tách kiện trên phần mềm quản lý hàng hóa. Nhờ đó, việc kiểm soát số lượng trở nên chính xác, minh bạch và thuận tiện hơn, giúp quá trình vận hành diễn ra trơn tru và hạn chế tối đa sai sót.
🎯 Ý nghĩa
- Đảm bảo số lượng kiện hàng được kiểm soát xuyên suốt từ lúc lên xe đến khi xuống hàng.
- Giảm thiểu rủi ro thất thoát, nhầm lẫn hoặc thiếu hàng.
- Tăng tính minh bạch và độ tin cậy trong khâu giao nhận.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhân viên kho: phụ trách nhập – xuất hàng, đối soát số lượng khi tách kiện.
- Bộ phận vận hành: theo dõi quy trình giao nhận, đảm bảo dữ liệu khớp trên hệ thống.
- Quản lý doanh nghiệp: muốn nâng cao hiệu quả vận hành và hạn chế rủi ro thất thoát.
3. Nhập hàng/Xuống hàng tách kiện trên Phần mềm Quản lý hàng hoá
Thao tác Nhập hàng/Xuống hàng có thể thực hiện theo các phương thức như sau:
3.1 Nhập hàng/Xuống hàng theo xe ở mục hàng sắp về
Bước 1: Tại mục “Hàng sắp về”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chuyến xe có hàng dự kiến được dỡ xuống tại Văn phòng hàng nơi nhân viên đang làm việc.
Lưu ý: Nếu có Đơn hàng mới sắp đến văn phòng nhận -> Mục “hàng sắp về” sẽ hiển thị thông báo đỏ
Bước 2: Chọn Xem phơi của chuyến xe sắp cập bến
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách hàng hoá trong phơi hàng của chuyến xe được chọn
Bước 4: Chọn đơn hàng -> Bấm “Nhập kho nhận”
Bước 5: Nhập số lượng kiện hàng thực tế của đơn hàng sẽ nhập vào kho.
3.2 Nhập hàng/Xuống hàng ở màn hình “Trên xe”
Bước 1: Vào kho “Trên xe”
Bước 2: Nhập thông tin đơn hàng để tìm kiếm (Tên người gửi/nhận, SĐT khách hàng, Mã đơn hàng)
Bước 3: Chọn đơn hàng -> Bấm “Nhập hàng”
Bước 4: Nhập số lượng kiện hàng thực tế của đơn hàng sẽ nhập vào kho.
Lưu ý chung cho cả 2 phương thức: Kiểm tra và nhập số lượng thực tế của các kiện hàng sẽ nhập vào kho.
VD: Đơn hàng bao gồm 10 kiện hàng, Sau khi kiểm tra nếu nhập kho đủ 10 kiện thì nhập số lượng bằng 10, ngược lại nếu chỉ nhận được 9 kiện thì nhập 9
Trường hợp nhập hàng đủ số lượng kiện -> Đơn đã được nhập hàng thành công
Trường hợp hàng không đủ số lượng kiện (Thiếu hàng, thất lạc)
- Hệ thống hiển thị Danh sách xác nhận hàng còn thiếu
- Bấm Bỏ qua nếu đơn hàng hiện tại chưa thất lạc (vẫn kiểm soát được kiện hàng còn lại đang nằm ở đâu)
- Bấm Xác nhận hàng thất lạc, nếu không tìm được kiện hàng -> Đơn hàng sẽ được ghi nhận thất lạc ở kho “Hàng thất lạc”
4. Nhập hàng/Xuống hàng tách kiện trên Ứng dụng Quản lý hàng hoá
Bước 1: Vào App Quản lý hàng hoá
Bước 2: Chọn chức năng “Xuống hàng”
Bước 3: Quét vào Mã QR hoặc Barcode của đơn hàng
Bước 4: Nhập số lượng kiện hàng thực tế của đơn hàng sẽ nhập vào kho.
Lưu ý: Kiểm tra và nhập số lượng thực tế của các kiện hàng sẽ nhập vào kho.
VD: Đơn hàng bao gồm 10 kiện hàng, Sau khi kiểm tra nếu nhập kho đủ 10 kiện thì nhập số lượng bằng 10, ngược lại nếu chỉ nhận được 9 kiện thì nhập 9
Trường hợp nhập hàng đủ số lượng kiện -> Đơn đã được nhập hàng thành công
Trường hợp hàng không đủ số lượng kiện (Thiếu hàng, thất lạc)
- Hệ thống hiển thị Danh sách xác nhận hàng còn thiếu
- Bấm Bỏ qua nếu đơn hàng hiện tại chưa thất lạc (vẫn kiểm soát được kiện hàng còn lại đang nằm ở đâu)
- Bấm Xác nhận hàng thất lạc, nếu không tìm được kiện hàng -> Đơn hàng sẽ được ghi nhận thất lạc ở kho “Hàng thất lạc”
5. Các câu hỏi thường gặp
Trường hợp hàng bị thất lạc thì quy trình ra sao?
⇒
- Nếu biết rõ kiện hàng còn nằm trên xe hoặc ở điểm trung chuyển khác → chọn Bỏ qua để tiếp tục kiểm soát.
- Nếu không tìm thấy kiện hàng → chọn Xác nhận hàng thất lạc, hệ thống sẽ ghi nhận vào mục Hàng thất lạc để tiện theo dõi và xử lý.
Có thể nhập hàng nhiều lần cho cùng một đơn không?
⇒
- Có. Nếu đơn hàng được tách thành nhiều đợt nhập, nhân viên có thể nhập từng phần.
- Hệ thống sẽ cộng dồn số lượng kiện đã nhập cho đến khi đủ số lượng theo đơn.
Làm sao để kiểm tra lịch sử nhập hàng của một đơn?
⇒ Tìm theo mã đơn hàng hoặc thông tin khách hàng -> Bấm lịch sử để xem chi tiết số lượng đã nhập, thời gian nhập và người thực hiện.
Nếu đơn hàng có nhiều kiện nhưng nhập thiếu, hệ thống có cho phép giao hàng không?
⇒
- Không. Đơn hàng chỉ được giao khi số lượng kiện nhập đủ
- Điều này đảm bảo dữ liệu luôn minh bạch và tránh rủi ro giao thiếu hàng cho khách.
6. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử