Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý Tài xế & Phương tiện > Quản lý phương tiện > Hướng dẫn cách quản lý chứng từ của xe/phương tiện
1. Giới thiệu
Tính năng quản lý chứng từ giúp nhà xe theo dõi và kiểm soát tình trạng hiệu lực của các loại chứng từ xe. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết chứng từ nào sắp hết hạn hoặc đã hết hạn, từ đó chủ động thực hiện gia hạn kịp thời, tránh làm gián đoạn hoạt động vận hành.
2. Ai nên đọc bài viết này
👩💼 Nhân viên quản lý xe
- Dễ dàng lưu trữ và cập nhật chứng từ (giấy đăng kiểm, bảo hiểm, giấy phép lưu hành).
- Giảm sai sót nhờ có hệ thống quản lý tập trung.
- Tiện lợi khi cần tra cứu nhanh để phục vụ công việc hàng ngày.
🏢 Quản lý
- Có cái nhìn tổng thể về tình trạng pháp lý và hồ sơ của toàn bộ xe.
- Đảm bảo xe hoạt động đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.
🚍 Chủ xe
- Chủ động theo dõi thời hạn chứng từ để kịp thời gia hạn, tránh bị xử phạt.
3. Cách quản lý chứng từ
Cách 1: Quản lý chứng từ của 1 xe trong mục quản lý phương tiện
Bước 1: Người dùng đưa chuột tới mục QL Xe (Quản lý xe) rồi chọn mục Quản lý chứng từ
Bước 2: Trong giao diện Quản lý chứng từ sẽ hiển thị ngày hết hạn của chứng từ đó (Màu đỏ là đã hết hạn, màu cam là sắp hết hạn, màu đen là còn hạn)
Bước 3: Người dùng bấm vào biển số xe cần quản lý chứng từ rồi chọn mục chứng từ pháp lý
Bước 4: Chọn thêm loại chứng từ nếu xe thiếu hoặc bấm 3 chấm ở cuối dòng chứng từ rồi chọn chi tiết để chỉnh sửa thông tin chứng từ
Cách 2: Quản lý từng loại chứng từ nhất định của nhiều xe trong mục chứng từ
Bước 1: Người dùng đưa chuột tới mục QL Xe (Quản lý xe) rồi chọn mục chứng từ
Bước 2: Mỗi loại chứng từ sẽ có 1 mục riêng, Bấm thêm loại chứng từ để bổ sung cho từng xe hoặc bấm 3 chấm ở cuối dòng chọn chi tiết để chỉnh sửa thông tin
Hiện phần mềm hỗ trợ lưu trữ các đầu mục chứng từ sau:
- Chứng nhận đăng ký xe
- Chứng nhận kiểm định
- Phù hiệu
- BH TNDS tự nguyện
- Biên nhận thế chấp.
Bước 3: Thực hiện bổ sung chứng từ
Ngoài thông tin cơ bản về chứng từ, người dùng có thể gán hình ảnh, tệp PDF chứng từ để lưu trữ ngay trên phần mềm và tiện tra cứu khi cần.
4. Các câu hỏi thường gặp
Nếu chứng từ hết hạn thì có thông báo cho nhà xe biết không?
⇒ Nếu chứng từ sắp hết hạn, thì sẽ có thông báo trên hệ thống cho những người có quyền nhận thông báo
Tôi có thể thêm mới chứng từ cho xe ở đâu?
⇒ Bạn có thể thêm chứng từ tại:
- Mục Quản lý phương tiện → chọn xe → Chứng từ pháp lý
- Hoặc tại mục Chứng từ → chọn loại chứng từ và thêm cho từng xe
Làm sao để biết chứng từ nào sắp hết hạn?
⇒ Trong màn hình Quản lý chứng từ, hệ thống hiển thị màu sắc để phân biệt:
- Màu đỏ: Đã hết hạn
- Màu cam: Sắp hết hạn
- Màu đen: Còn hạn
5. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử