Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý Tài xế & Phương tiện > Nghiệm thu chi phí > Hướng dẫn nhập thống kê chi phí chuyến trên Phần mềm Quản lý bán vé
1. Giới thiệu
Bài viết nhằm hỗ trợ nhà xe thao tác và sử dụng tính năng nghiệm thu doanh thu, chi phí trên Phần mềm Quản lý bán vé hiệu quả.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Bộ phận tổng đài – quản lý chuyến nhằm chủ động theo dõi doanh thu – chi phí của chuyến
- Bộ phận kế toán – hành chính nhằm theo dõi chi phí, doanh thu và lợi nhuận của từng chuyến đi
- Quản lý doanh nghiệp vận tải nhằm mục tiêu tối ưu vận hành và quản lý dòng tiền lợi nhuận của doanh nghiệp
3. Hướng dẫn thao tác
Bước 1: Truy cập vào đường dẫn đến Phần mềm quản lý bán vé (https://nhaxe.vexere.com/) và đăng nhập bằng tài khoản đã được cung cấp
Cách 1: Nghiệm thu doanh thu, chi phí tại chức năng Đặt vé
Tại màn hình “Đặt vé” (1) chọn chuyến xe cần nghiệm thu chi phí theo khung ngày và khung giờ (2). Chọn phần “Nghiệm thu” (3) sau đó bấm “Xem thống kê”
Bảng thông tin nghiệm thu bao gồm:
- Cột dọc: Thống kê theo các loại/nguồn doanh thu/chi phí bao gồm Văn phòng, từ Đại lý hoặc từ Tài xế/phụ xe.
- Cột ngang: Thống kê chi tiết các khoản doanh thu chi phí.
Bước 2: Tại màn cột tổng hợp các loại doanh thu/ chi phí bấm chọn dấu “>”
Hiển thị chi tiết các khoản thu và các khoản chi. Nhà xe có thể thêm thủ công các khoản doanh thu/ chi phí phát sinh trên từng chuyến. Giải pháp cho phép nhà xe chủ động thêm các loại doanh thu hoặc chi phí theo các nguồn từ Nhà xe, Đại lý, Tài xế.
Nhà xe có thể lựa chọn các loại tuỳ chỉnh các loại chi phí hoặc doanh thu được hiển thị trên hệ thống trong mục “Cài đặt”
Trường hợp 1:
Tài khoản được phân quyền Tổng đài: Lưu ý nhập các khoản thu/chi ở Tại Văn Phòng
Phần thu:
- Tiền vé lấy theo doanh thu vé trong chuyến
- Tiền thu thêm: Các khoản thu thêm phát sinh trong chuyến (Ví dụ: thu phí hàng cồng kềnh, phụ phí ghế trẻ em…)
- Các khoản thu thêm có thể gán kèm hình ảnh/biên lai (nếu có)
Đối với trường hợp tài xế thông báo trong chuyến có phát sinh các khoản cần chi như: Tiền sửa chữa, Tiền dầu, Rửa xe, Cầu đường,… Khi nghiệm thu xe Tổng đài chọn mục “Phần chi” sau đó điền các thông tin về các khoản chi tương ứng.
Trường hợp 2:
Tài khoản được phân quyền Đại lý lưu ý nhập các khoản thu/chi ở tại Đại lý.
Việc nhập đầy đủ các khoản thu/chi giúp nhà xe dễ tổng hợp đối soát giữa thu chi tại nhà xe và các kênh đại lý
Trường hợp 3:
Tại khoản được phân quyền tài xế: Tài xế thực hiện nhập các khoản thu/chi phát sinh trong chuyến ngay trên Ứng dụng Vexere Driver (Vexere Tài xế). Trong trường hợp tài xế không sử dụng Ứng dụng, phía Tổng đài/điều hành/ kế toán thực hiện nhập bổ sung các khoản tại Tài xế.
Bước 3: Sau khi đã điền xong các khoản thu/chi trong chuyến đi, bấm chọn “Thu tiền tài xế” , tiếp theo kiểm tra số tiền tài xế đang nộp sau chuyến đi và nhập lại số tiền vào mục “Số tiền đang nộp” và chọn “Hình thức nộp”
Bước 4: Sau khi đã hoàn thành thống kê các khoản thu và chi phí với tài xế chọn thu tiền, hệ thống hỗ trợ sẽ tổng hợp lại toàn bộ doanh thu và chi phí từ chuyến đi. Chọn “Thu tiền và in xác nhận” hoặc “Thu tiền” và cuối cùng sau khi đã tổng hợp xong bấm chọn “Nghiệm thu”
Lưu ý: Chuyến bắt buộc phải gán tài xế mới được thực hiện thu tiền tài xế
*Lưu ý: Nhà xe có thể chọn in hoặc xuất Excel thông tin và tra cứu lại lịch sử thu tiền để phục vụ mục đích lưu trữ thông tin của từng chuyến.
Cách 2: Thống kê nghiệm thu doanh thu – chi phí tại QL bán vé
QL Bán vé/ Nghiệm thu doanh thu – chi phí hỗ trợ nhà xe thống kê doanh thu/chi phí của nhiều chuyến trong ngày.
Bước 1: Để thống kê chi phí của nhiều chuyến, tại thanh điều hướng bên trái màn hình, chọn phần “QL Bán vé” sau đó chọn tiếp vào mục “Nghiệm thu doanh thu, chi phí”
Bước 2: Chọn khoảng thời gian (điền chính xác khoảng thời gian ngày cụ thể), và các chuyến chọn các chuyến muốn nghiệm thu sau đó bấm “Xem thống kê”
Bảng thông tin nghiệm thu bao gồm:
- Cột dọc: Thống kê theo các loại/nguồn doanh thu/chi phí bao gồm Văn phòng, từ Đại lý hoặc từ Tài xế/phụ xe.
- Cột ngang: Thống kê danh sách các chuyến trong khoảng thời gian được chọn
Bước 3: Chọn “Thu tiền tài xế“ và “Nghiệm thu” tương tự như bước trên đối với từng chuyến.
4. Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể chỉnh sửa doanh thu hoặc chi phí sau khi đã nghiệm thu chưa?
⇒ Sau khi đã bấm “Nghiệm thu”, các dữ liệu sẽ được khóa lại để đảm bảo tính minh bạch.
Phần mềm có cho phép thêm thủ công các khoản chi phí phát sinh không?
⇒ Có. Ở bước xem chi tiết, nhà xe có thể chủ động thêm mới các khoản thu/chi ngoài danh mục có sẵn.
Tài xế nộp thiếu hoặc nộp thừa tiền thì xử lý thế nào?
⇒ Khi nhập “Số tiền đang nộp”, hệ thống sẽ tự tính chênh lệch. Nếu thiếu: ghi nhận số tiền thiếu để đối soát cuối ngày/tháng.
Tôi có thể xem lịch sử nghiệm thu của các chuyến trước đó không?
⇒ Có. Vào mục Nghiệm thu doanh thu, chi phí, chọn khoảng thời gian hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các chuyến đã nghiệm thu.
5. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử