Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hóa > Quản lý giao nhận > Hướng dẫn Chọn đối tác giao nhận trên Phần mềm Quản lý hàng hóa
1. Giới thiệu
Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp tích hợp đối tác giao nhận trên Phần mềm Quản lý hàng hoá nhằm giúp các đơn vị vận hành hiệu quả hơn trong khâu giao nhận hàng hóa. Việc tích hợp này cho phép doanh nghiệp sử dụng trực tiếp tính năng giao hàng tận nơi với các đối tác vận chuyển uy tín, giúp quy trình xử lý đơn hàng trở nên nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Doanh nghiệp đang sử dụng hoặc có kế hoạch triển khai phần mềm quản lý hàng hoá, đặc biệt là các đơn vị có hoạt động giao nhận thường xuyên và muốn tối ưu quy trình vận chuyển.
- Bộ phận vận hành, kho vận và logistics, những người trực tiếp quản lý đơn hàng, theo dõi trạng thái giao hàng và phối hợp với đối tác vận chuyển.
- Nhân viên kỹ thuật hoặc IT, chịu trách nhiệm thiết lập, cấu hình và duy trì kết nối giữa phần mềm quản lý hàng hoá với hệ thống của đối tác giao nhận.
- Nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp, quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí vận hành và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động giao nhận.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Mở các thông tin nhập đơn hàng lấy/giao tận nơi
- Vào “Cấu hình nhà xe” -> Tab “Đơn hàng”
- Bật hiển thị Các thông tin sau:
- Lấy hàng tận nơi – Phí Lấy hàng
- Giao hàng tận nơi – Phí giao hàng
- Địa chỉ Google Map
Bước 2: Thêm thông tin địa chỉ, số điện thoại cụ thể của từng văn phòng
- Vào mục “Giao nhận đối tác”
- Nhập thông tin địa chỉ, số điện thoại văn phòng để hỗ trợ tính được giá cước lấy/giao hàng từ đối tác
- Bấm “Lưu” để hoàn thành
Bước 3: Áp dụng đối với nhà xe có nhân viên giao nhận tận nơi nội bộ
- Vào “Cấu hình nhà xe” -> Tab “Giá – Cước phí” -> “Giao nhận tận nơi”
- Cấu hình theo các thông tin sau:
- Khu vực: Đây là phạm vi địa lý mà cấu hình phí sẽ được áp dụng. Ví dụ, bạn có thể chọn một quận, một thành phố hoặc để “không áp dụng khu vực” nếu muốn áp dụng chung cho tất cả.
- Loại phí: Xác định loại dịch vụ tính phí. Sẽ có 2 loại hình là: “Giao tận nơi” và “Lấy tận nơi”
- Đơn vị tính: Là cơ sở để tính phí, thường là theo km (khoảng cách), hoặc có thể theo số lượng kiện hàng, trọng lượng… tùy cách thiết lập.
- Cách tính phí: Quy định phương pháp tính. Ví dụ:
- Theo khoảng cách (chia thành các đoạn km).
- Theo khối lượng đơn hàng.
- Theo số lượng kiện.
- Loại giá cước:
- Cố định: một mức giá không đổi cho mỗi khoảng.
- Thêm: sử dụng khi thêm cước phí cho mỗi khoảng tăng dần. Ví dụ Tăng thêm 10,000đ mỗi 1km
Bước 4: Phân quyền tài khoản được sử dụng tính năng quản lý thu hộ
- Đăng nhập vào phần mềm Quản lý bán vé
- Vào mục Nhân sự -> Quản lý vai trò
- Sửa vai trò của người quản lý hàng hoá
- Thêm phân quyền Quản lý giao nhận đối tác
4. Lưu ý
4.1 Lưu ý về đối tác giao nhận
- Hiện tại hệ thống Vexere chỉ hỗ trợ tích hợp với hai đơn vị giao nhận: Grab và Ahamove.
- Người dùng (nhà xe) không thể tự lựa chọn bật/tắt các đơn vị giao nhận, việc này được cấu hình mặc định từ phía hệ thống.
- Dịch vụ đối tác giao nhận được ưu tiên áp dụng tại các thành phố lớn có mạng lưới phủ rộng như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
- Grab là đơn vị được tích hợp mặc định, nhà xe có thể sử dụng ngay.
- Để sử dụng Ahamove, nhà xe cần có số điện thoại liên kết tài khoản với Ahamove, sau đó báo cho bộ phận IT của Vexere để thực hiện cấu hình trên phần mềm. Chỉ sau khi IT xác nhận tích hợp thành công thì nhà xe mới có thể sử dụng dịch vụ này.
- Sau khi tích hợp, nhà xe cần thực hiện cấu hình địa chỉ văn phòng để hệ thống tính toán chính xác giá cước lấy/giao hàng từ đối tác.
4.2 Hình thức giao nhận: Có 2 hình thức chính:
- Đối tác giao nhận tận nơi – doanh nghiệp kết nối trực tiếp với hệ thống của đối tác vận chuyển, phí và cách tính sẽ do đối tác quy định.
- Nội bộ giao nhận tận nơi – doanh nghiệp tự thiết lập bảng giá cước và nhân viên nội bộ thực hiện việc giao nhận.
4.3 Phân biệt rõ trách nhiệm:
- Với đối tác: cần đảm bảo chính sách giá và quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng.
- Với nội bộ: cần có quy định minh bạch về cách tính phí, phạm vi áp dụng và trách nhiệm của nhân viên giao nhận.
5. Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể áp dụng đồng thời cả đối tác giao nhận và nội bộ không?
⇒ Có. Doanh nghiệp có thể vừa tích hợp đối tác giao nhận để xử lý các đơn hàng ở khu vực xa, vừa duy trì đội ngũ giao nhận nội bộ cho các đơn hàng gần hoặc đặc thù. Hệ thống cho phép cấu hình song song và lựa chọn khi tạo đơn hàng.
Nếu phí giao nhận của đối tác thay đổi thì hệ thống có tự cập nhật không?
⇒ Có. Khi đối tác cập nhật bảng giá, hệ thống sẽ đồng bộ tự động. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra để đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác.
Tôi có thể thiết lập nhiều mức phí khác nhau cho từng khu vực không?
⇒ Có. Trong phần cấu hình, bạn có thể chọn khu vực áp dụng và thiết lập bảng giá riêng cho từng khu vực. Điều này giúp tối ưu chi phí và phù hợp với thực tế vận hành.
6. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử