Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hóa > Tìm kiếm đơn hàng > Cách tìm kiếm đơn hàng trên Phần mềm Quản lý hàng hóa
1. Giới thiệu
Bài viết này giúp nhà xe và nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin đơn hàng trên phần mềm quản lý hàng hoá. Việc tìm kiếm nhanh và chính xác giúp nhà xe kiểm tra tình trạng hàng hóa, hỗ trợ khách hàng kịp thời và giảm thời gian xử lý trong quá trình vận hành.
Thông qua các công cụ tìm kiếm và bộ lọc trên phần mềm, người dùng có thể tra cứu thông tin đơn hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như mã đơn, số điện thoại, người gửi, người nhận hoặc trạng thái hàng hóa. Điều này giúp việc quản lý và theo dõi hàng hóa trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
2. Ai nên đọc bài viết này
📦 Chủ doanh nghiệp vận tải và quản lý nhà xe
Những người quản lý hoạt động vận chuyển hàng hóa cần nắm rõ cách tìm kiếm thông tin đơn hàng để theo dõi và kiểm soát tình trạng hàng hóa.
📱 Nhân viên kho và nhân viên giao nhận
Những người trực tiếp xử lý hàng hóa cần tra cứu nhanh thông tin đơn hàng để xác nhận kiện hàng, kiểm tra kho hoặc hỗ trợ giao nhận.
🎯 Nhân viên chăm sóc khách hàng và bộ phận điều hành
Là những người thường xuyên tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và cần kiểm tra thông tin đơn hàng để phản hồi nhanh chóng và chính xác.
3. Các bước thực hiện
3.1 Tìm kiếm nhanh bằng mã đơn hàng, số điện thoại
Đây là cách tìm kiếm phổ biến và nhanh nhất khi người dùng đã có mã đơn hàng.
Bước 1: Vào mục Quản lý hàng hoá.
Bước 2: Tại ô Tìm kiếm, nhập mã đơn hàng cần tra cứu.
Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết đơn hàng, bao gồm:
- Người gửi
- Người nhận
- Số lượng kiện hàng
- Điểm gửi / điểm nhận
- Trạng thái đơn hàng
Dựa vào trạng thái đơn hàng, bạn có thể biết được đơn đang ở đâu và tình trạng xử lý hiện tại: đã về văn phòng nhận, vẫn đang trên xe, còn ở văn phòng gửi (chưa lên xe), hoặc đã giao hàng thành công.
3.2 Tìm kiếm bằng bộ lọc nâng cao
Khi cần tìm nhiều đơn hàng theo điều kiện cụ thể, người dùng có thể sử dụng bộ lọc nâng cao. Ở bước nhập thông tin tra cứu
Tìm theo
Dùng để chọn cách tìm kiếm đơn hàng.
Tất cả: Tìm trong toàn bộ danh sách đơn hàng.
Tìm mã đơn: Nhập mã đơn hàng để tìm chính xác một đơn cụ thể.
Tìm người gửi/nhận: Tìm đơn dựa theo tên hoặc thông tin người gửi / người nhận.
Phạm vi
Xác định phạm vi đơn hàng cần hiển thị.
Tất cả: Hiển thị tất cả đơn hàng trong hệ thống (theo quyền truy cập).
Thuộc VP này: Chỉ hiển thị các đơn liên quan đến văn phòng hiện tại.
Ngày gửi
Lọc đơn theo thời gian gửi hàng.
Tất cả: Hiển thị đơn của mọi thời gian
Gửi 3 ngày gần nhất: Chỉ hiển thị các đơn được gửi trong 3 ngày gần đây.
Chọn khoảng ngày: Có thể tùy chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc để tìm đơn trong khoảng thời gian mong muốn.
Sắp xếp theo
Dùng để sắp xếp thứ tự hiển thị của đơn hàng.
Mặc định: Sắp xếp theo thiết lập mặc định của hệ thống.
Ngày tạo đơn gần nhất: Đơn mới tạo sẽ hiển thị trước.
Ngày lên hàng gần nhất: Đơn vừa được đưa lên xe gần đây sẽ hiển thị trước.
Ngày nhập kho gần nhất: Ưu tiên các đơn vừa nhập kho.
Ngày giao hàng gần nhất: Hiển thị các đơn vừa được giao gần nhất.
Tiền chưa cước tăng dần: Sắp xếp theo số tiền chưa thu cước từ thấp đến cao.
Tiền chưa cước giảm dần: Sắp xếp theo số tiền chưa thu cước từ cao xuống thấp.
⚠️ Lưu ý: Nên chọn đúng phạm vi để hệ thống hiển thị chính xác danh sách đơn hàng.
3.3 Xem chi tiết thông tin đơn hàng
Sau khi tìm kiếm được đơn hàng cần tra cứu.
Bước 1: Chọn đơn hàng trong danh sách kết quả.
Bước 2: Mở chi tiết đơn hàng để xem các thông tin
Thông tin này giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa.
4. Lưu ý
Để việc tìm kiếm thông tin đơn hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác, cần lưu ý một số điểm sau:
4.1 Về thao tác phần mềm
✅ Kiểm tra kỹ mã đơn hàng hoặc số điện thoại trước khi tìm kiếm.
✅ Khi sử dụng bộ lọc, nên chọn đầy đủ các điều kiện cần thiết để tránh hiển thị quá nhiều dữ liệu.
✅ Nếu không tìm thấy đơn hàng, hãy thử mở rộng khoảng thời gian tìm kiếm.
4.2 Về phối hợp giữa các bộ phận
📦 Nhân viên kho có thể tra cứu thông tin để xác nhận hàng hóa khi nhập hoặc xuất kho.
📞 Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể sử dụng thông tin đơn hàng để phản hồi khách nhanh chóng.
🚚 Bộ phận điều hành có thể kiểm tra trạng thái đơn hàng để điều phối vận chuyển.
4.3 Về xử lý tình huống phát sinh
⚠️ Nếu tìm kiếm không ra đơn hàng, cần kiểm tra:
- Đơn hàng đã được tạo trên hệ thống chưa
- Mã đơn hoặc số điện thoại có nhập đúng không
- Bộ lọc có đang giới hạn dữ liệu hay không
✏️ Nếu phát hiện thông tin đơn hàng sai, cần cập nhật lại thông tin trong chi tiết đơn hàng.
4.4 Về báo cáo và theo dõi dữ liệu
📊 Nhà xe có thể sử dụng chức năng báo cáo để xem dữ liệu đơn hàng theo ngày, tuyến hoặc trạng thái.
🔄 Việc kiểm tra dữ liệu định kỳ giúp nhà xe theo dõi hoạt động vận chuyển và cải thiện hiệu quả quản lý hàng hóa.
5. Các câu hỏi thường gặp
Không tìm thấy đơn hàng khi nhập mã đơn thì phải làm sao?
⇒ 🔍 Kiểm tra:
- Mã đơn hàng có nhập đúng không
- Khoảng thời gian tìm kiếm có phù hợp không
- Đơn hàng đã được tạo trên hệ thống chưa
Có thể tìm kiếm đơn hàng bằng số điện thoại không?
⇒ Có. Người dùng có thể tìm kiếm bằng số điện thoại của người gửi hoặc người nhận.
Tôi có thể xem lịch sử vận chuyển của đơn hàng không?
⇒ Có. Khi mở chi tiết đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị lịch sử cập nhật trạng thái của đơn hàng.
Có thể xuất danh sách đơn hàng để làm báo cáo không?
⇒ Có. Người dùng có thể sử dụng chức năng xuất danh sách đơn hàng sau khi áp dụng bộ lọc.
6. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử