Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hoá > Phơi hàng > Cách trả đơn hàng về kho gửi trên Phần mềm Quản lý hàng hoá
1. Giới thiệu
Bài viết này giúp nhà xe và bộ phận kho hiểu rõ quy trình trả đơn hàng về kho gửi trên phần mềm quản lý hàng hoá. Việc trả đơn đúng quy trình giúp xử lý nhanh các trường hợp hàng hoàn, hàng không giao được, hàng khách từ chối nhận hoặc sai địa chỉ, đồng thời cập nhật chính xác trạng thái để tránh thất lạc và hỗ trợ theo dõi hoàn tiền hoặc giao lại sau.
Khi thực hiện trả đơn về kho gửi đúng cách, nhà xe có thể quản lý hàng hoàn hiệu quả, giảm thiểu khiếu nại từ khách hàng, tối ưu không gian kho và nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
2. Ai nên đọc bài viết này
📦 Chủ doanh nghiệp vận tải và quản lý nhà xe
📱 Nhân viên kho và nhân viên nhận hàng
🎯 Bộ phận điều hành và quản lý hàng hoá
3. Khi nào cần trả đơn hàng về kho gửi?
↩️ Khi giao hàng không thành công
- Khách không nhận hàng
- Không liên hệ được người nhận
⚠️ Khi hàng có vấn đề
- Hư hỏng, bể vỡ
- Sai thông tin người nhận
📍 Khi hàng đi sai tuyến / sai kho nhận
- Hàng bị điều phối nhầm
- Nhập nhầm tuyến vận chuyển
❌ Khi khách yêu cầu hoàn hàng
- Người gửi yêu cầu lấy lại hàng
4. Bước thực hiện trả đơn hàng về kho gửi
Trả đơn từ Trên xe (hàng chưa về kho nhận)
Bước 1: Bấm vào xem phơi chuyến xe chứa đơn hàng đó.
Chỗ này có thể dùng bộ lọc trên xe (bao gồm văn phòng gửi, văn phòng nhận, xe đã đưa cục hàng đó lên)
Bước 2: Bấm xem theo mục văn phòng gửi
Bước 3: Tích chọn các đơn hàng cần trả về kho gửi.
Bước 4: Nút Trả về kho gửi sáng lên, bấm vào nút này.
Bước 5: Bấm Xác nhận.
Sau khi trả thành công, các đơn này sẽ chuyển về mục Kho gửi và trạng thái được cập nhật trên hệ thống.
5. Lưu ý
Để đảm bảo quá trình trả đơn hàng về kho gửi diễn ra chính xác và hiệu quả, nhà xe cần lưu ý một số điểm sau:
Về thao tác phần mềm
✅ Luôn kiểm tra kỹ thông tin kiện hàng và lý do trả trước khi xác nhận.
✅ Chọn đúng lý do trả để hệ thống thống kê báo cáo chính xác.
✅ Sau khi trả, nhấn F5 để cập nhật hệ thống lấy thông tin mới nhất.
Về phối hợp giữa các bộ phận
📦 Nhân viên kho cần phối hợp với nhân viên giao hàng để xác nhận lý do trả thực tế.
📞 Nhân viên chăm sóc khách hàng cần cập nhật trạng thái và thông báo cho khách hàng kịp thời.
🚚 Bộ phận điều hành cần theo dõi số lượng hàng hoàn tại kho để tránh quá tải.
Về xử lý tình huống phát sinh
⚠️ Nếu phát hiện hàng bị hư hỏng hoặc thiếu kiện khi trả, cần chụp ảnh, ghi chú chi tiết và báo ngay cho bộ phận quản lý.
✏️ Nếu trả nhầm đơn, liên hệ bộ phận hỗ trợ để điều chỉnh trạng thái.
Về báo cáo và đánh giá hiệu quả
📊 Nhà xe nên kiểm tra báo cáo hàng hoàn định kỳ để phân tích nguyên nhân và cải thiện dịch vụ.
🔄 Có thể điều chỉnh quy trình trả đơn hoặc phân bổ nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế để tối ưu vận hành.
6. Các câu hỏi thường gặp
Không tìm thấy đơn hàng cần trả về kho gửi thì phải làm sao?
⇒ Kiểm tra:
- Đã chọn đúng ngày và kho nhận chưa?
- Đơn hàng đã về kho hay tạo trên hệ thống chưa?
- Nhập SDT hoặc mã đơn lên thanh tìm kiếm để xem trạng thái.
Làm sao để biết đơn đã được trả về kho gửi thành công?
⇒ Sau khi trả, trạng thái kiện hàng sẽ hiển thị “VP gửi” và đơn xuất hiện trong mục Kho gửi của VP gửi.
Có thể trả nhiều đơn cùng lúc không?
⇒ Có, tích chọn nhiều đơn rồi bấm nút trả kho gửi để tiết kiệm thời gian.
Hàng đã được nhập kho nhận liệu có thể xuống lại kho gửi không?
⇒ Không, khi đơn đã được nhập về kho nhận, chỉ có thể hoàn về văn phòng gửi.
Tôi có thể trả đơn trên ứng dụng quản lý bán vé không?
⇒ Không, trả đơn gửi chỉ thực hiện trên ứng dụng quản lý hàng hóa.
7. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử