Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý hàng hoá > Phơi hàng > Cách kiểm tra và in phơi hàng trên Phần mềm Quản lý hàng hoá
1. Giới thiệu
Bài viết này hướng dẫn nhà xe và bộ phận kho quy trình kiểm tra và in phơi hàng trên phần mềm quản lý hàng hoá. Việc thực hiện đúng quy trình giúp xác nhận thông tin hàng hóa chính xác trước khi lên xe hoặc giao nhận, tránh sai sót, nhầm lẫn và thất lạc kiện hàng.
Khi kiểm tra và in phơi đúng cách, nhà xe dễ dàng quản lý hàng hóa theo từng chuyến xe, từng tuyến đường, từng văn phòng gửi/nhận, đồng thời hỗ trợ việc lên/xuống hàng và giao trả khách nhanh chóng, chính xác, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hiệu quả vận hành.
2. Ai nên đọc bài viết này
📦 Chủ doanh nghiệp vận tải và quản lý nhà xe
📱 Nhân viên kho và nhân viên điều phối hàng
🎯 Bộ phận điều hành và quản lý hàng hoá
3. Khi nào cần kiểm tra và in phơi hàng?
📄 Sử dụng khi chuẩn bị nhận hàng từ xe
- Trước khi xe về kho nhận, nhân viên cần in phơi để chuẩn bị đối chiếu
- Giúp kiểm tra trước số lượng và danh sách đơn hàng
📦 Sử dụng khi đang xuống hàng
- Dùng phơi để tick từng đơn khi kiểm hàng thực tế
- Tránh thiếu sót hoặc nhận nhầm hàng
🔍 Sử dụng khi cần đối soát
- Khi có tranh chấp, thiếu hàng, sai hàng
- Khi cần kiểm tra lại thông tin đơn theo chuyến xe
📊 Sử dụng cho báo cáo nội bộ
- Làm căn cứ kiểm tra giữa kho – tài xế – điều hành
4. Bước thực hiện kiểm tra và in phơi hàng
Kiểm tra và in phơi từ Kho gửi (sau khi lên hàng, in ra đưa cho tài xế cầm đi xe)
Bước 1: Bấm vào Kho hàng
Bước 2: Bấm chọn Xem phơi.
Bước 3: Chọn thông tin tuyến đường, giờ xe chạy và chuyến xe cần kiểm tra.
Bước 4: Kiểm tra chi tiết danh sách đơn hàng trên phơi: mã đơn, thông tin người gửi/người nhận, số lượng kiện, trọng lượng, loại hàng và ghi chú đặc biệt (nếu có).
Bước 5: Bấm nút In phơi.
Bước 6: Chọn máy in A4 hoặc khổ to để chứa thông tin hàng hóa. Sau khi in sẽ được dùng để đối chiếu khi lên xe và vận chuyển.
Kiểm tra và in phơi từ Kho nhận (khi hàng về kho nhận, in ra để đối soát)
Lưu ý: Thao tác sẽ giống như in phơi khi lên hàng, chỉ lưu ý hơn là lọc theo văn phòng nhận để xem đúng và đủ số hàng giao tới văn phòng của mình
Bước 1: Bấm vào mục Kho hàng.
Bước 2: Bấm chọn Xem phơi.
Bước 3: Chọn tuyến, giờ và chuyến xe vừa về, xem hàng theo văn phòng nhận.
Bước 4: Bấm in phơi.
Bước 5: Chọn máy in A4 hoặc khổ to để chứa đầy đủ thông tin hàng hóa. Sau khi in sẽ được dùng để kiểm tra hàng hóa thực tế với danh sách trên phơi, để nhập hàng.
5. Lưu ý
Để đảm bảo quá trình kiểm tra và in phơi hàng diễn ra chính xác và hiệu quả, nhà xe cần lưu ý một số điểm sau:
Về thao tác phần mềm
✅ Luôn kiểm tra kỹ thông tin trên phơi trước khi in: mã đơn hàng, người gửi, người nhận, số lượng kiện, trọng lượng.
✅ Sử dụng bộ lọc chính xác theo tuyến/chuyến/xe/văn phòng để hiển thị danh sách đúng.
✅ Sau khi in, cần thiết thì nhấn F5 để cập nhật hệ thống và lấy thông tin mới nhất.
Về phối hợp giữa các bộ phận
📦 Nhân viên kho cần phối hợp với nhân viên lên hàng để kiểm tra thực tế trước khi in phơi.
📞 Nhân viên chăm sóc khách hàng nên được thông báo khi phơi đã in để cập nhật trạng thái cho khách nếu cần.
🚚 Bộ phận điều hành cần kiểm tra phơi trước khi xe xuất bến để tránh sai sót.
Về xử lý tình huống phát sinh
⚠️ Nếu phát hiện sai sót trên phơi (thiếu kiện, sai thông tin, sai tuyến), cần chỉnh sửa ngay trên phần mềm trước khi in lại.
✏️ Nếu in nhầm phơi, có thể vào lịch sử phơi để in lại phiên bản mới.
Về báo cáo và đánh giá hiệu quả
📊 Nhà xe nên kiểm tra báo cáo số lượng phơi đã in và kiểm tra định kỳ để theo dõi tiến độ chuẩn bị hàng hóa.
🔄 Có thể điều chỉnh quy trình kiểm tra hoặc phân bổ nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế để tối ưu vận hành.
6. Các câu hỏi thường gặp
Không tìm thấy đơn hàng khi xem phơi thì phải làm sao?
⇒ Kiểm tra:
- Đã chọn đúng tuyến, giờ, chuyến xe chưa?
- Đơn hàng đã được lên xe hoặc tạo trên hệ thống chưa?
- Thử lọc theo văn phòng gửi/nhận hoặc nhập SDT/mã đơn lên thanh tìm kiếm.
Nếu vẫn không thấy, liên hệ bộ phận hỗ trợ để kiểm tra dữ liệu.
Có thể in phơi trên ứng dụng di động không?
⇒ Không, hiện tại chỉ có thể xem và kiểm tra phơi trên ứng dụng quản lý hàng hóa, nhưng in phơi khuyến nghị thực hiện trên máy tính hoặc máy in POS để đảm bảo rõ nét và đầy đủ thông tin.
Phơi hàng có thể chỉnh sửa sau khi in không?
⇒ Không chỉnh sửa trực tiếp trên bản in vật lý. Cần chỉnh sửa thông tin trên phần mềm rồi in lại phơi mới để đảm bảo tính chính xác.
7. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử