Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Dịch vụ phụ trợ > Vé/Hóa đơn điện tử > Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên Phần mềm Quản lý hàng hóa
1. Giới thiệu
Bài viết hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng hóa trên Phần mềm Quản lý hàng hoá
Thông qua bài viết này, nhà xe sẽ biết điều kiện để xuất hóa đơn điện tử, các trường hợp có thể xuất hóa đơn và cách theo dõi trạng thái hóa đơn sau khi xuất
2. Ai nên đọc bài viết này
Bài viết dành cho:
- Chủ nhà xe muốn quản lý hóa đơn điện tử trên phần mềm.
- Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Nhân viên hàng hóa phụ trách tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
- Nhân viên văn phòng cần xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của khách.
- Quản lý nhà xe muốn theo dõi tình trạng xuất hóa đơn.
3. Khái niệm
Xuất hóa đơn điện tử hàng hóa là gì?
Xuất hóa đơn điện tử hàng hóa là chức năng cho phép nhà xe phát hành hóa đơn GTGT điện tử cho các đơn hàng gửi hàng thông qua phần mềm quản lý VXR.
Sau khi xuất thành công, hóa đơn sẽ được ký số, lưu trữ điện tử và có thể tra cứu bất cứ lúc nào.
Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử
Để xuất hóa đơn điện tử, đơn hàng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Nhà xe đã cấu hình mẫu hóa đơn điện tử.
- Có MST bên bán và ký hiệu hóa đơn.
- Đơn hàng đã được Lên hàng.
- Chuyến xe đã được gán biển số xe.
- Đơn hàng đang nằm ở một trong các trạng thái: Trên xe, Kho nhận, Hàng đã giao
Có thể xuất hóa đơn khi nào?
Nhà xe có thể xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp:
- Khách lẻ có nhu cầu lấy hóa đơn.
- Khách doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn về công ty.
- Nhà xe cấu hình xuất hóa đơn tự động sau khi giao hàng thành công.
4. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử
Trường hợp 1. Xuất hóa đơn cho khách lẻ
Đây là trường hợp phổ biến khi khách cá nhân có nhu cầu lấy hóa đơn. Thời điểm cho phép xuất sau khi hàng đã được đưa lên xe. (Trên xe/ Kho nhận/ Đã giao)
A. Hệ thống cho phép thực hiện xuất hoá đơn điện tử khi đơn hàng đang có trạng thái ở Trên xe
Bước 1. Đưa đơn hàng lên xe
Tại module Hàng hóa → Kho gửi
- Chọn một hoặc nhiều đơn hàng cần xuất hóa đơn.
- Nhấn Lên hàng.
Bảng thông tin Xác nhận hàng lên xe gồm có
- Chọn chuyến.
- Chọn tài xế.
- Chọn biển số xe.
- Kiểm tra thông tin.
Nhấn Lên hàng.
Sau khi hoàn thành, đơn hàng sẽ chuyển sang tab Trên xe.
Bước 2. Mở chức năng xuất hóa đơn
Tại tab Trên xe
- Lọc theo Văn phòng gửi hoặc Văn phòng nhận để tìm đơn hàng.
- Chọn biểu tượng Sửa đơn hàng (ký hiệu bút chì).
Bước 3. Điền thông tin hóa đơn
Chọn màn Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử
Sau đó:
- Chọn mẫu hóa đơn đã được cấu hình.
- Chọn MST bên bán.
- Chọn ký hiệu hóa đơn.
- Đối tượng: Cá nhân
- Điền họ tên người mua.
- Điền Email nhận hóa đơn (nếu có).
- Kiểm tra thuế suất.
- Kiểm tra thành tiền.
Sau khi hoàn tất, nhấn Xuất hóa đơn
Bước 4. Kiểm tra kết quả
Nếu xuất thành công:
- Hệ thống ghi nhận trạng thái Đã xuất
- Có thể xem hoặc tải hóa đơn PDF.
B. Hệ thống cho phép thực hiện xuất hoá đơn điện tử khi đơn hàng đang có trạng thái ở Kho nhận
Thực hiện như sau:
Tại tab Kho nhận
- Chọn đơn hàng.
- Chọn biểu tượng Sửa đơn hàng.
- Chuyển sang tab Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử.
- Chọn mẫu hóa đơn.
- Điền thông tin người mua.
- Nhấn Xuất hóa đơn.
Các bước thực hiện giống trường hợp xuất hóa đơn tại tab Trên xe.
C. Hệ thống cho phép thực hiện xuất hoá đơn điện tử khi đơn hàng có trạng thái Đã Giao
Tại màn Hàng đã giao
- Chọn đơn hàng.
- Chọn Sửa đơn hàng.
- Chuyển sang tab Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử.
- Điền thông tin người mua.
- Nhấn Xuất hóa đơn.
Quy trình thực hiện tương tự như tại Trên xe và Kho nhận.
Trường hợp 2. Xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn về công ty, thao tác tương tự khách lẻ nhưng cần thay đổi đối tượng hóa đơn: Doanh nghiệp
Bước 1. Chọn đơn hàng cần xuất hoá đơn -> Chọn ký hiệu chỉnh sửa
Bước 2: Chọn đối tượng Doanh nghiệp và nhập mã số thuế
Tại tab Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử:
- Chọn Đối tượng → Doanh nghiệp.
- Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin cần nhập:
- MST bên mua
- Tên công ty
- Địa chỉ công ty
- Các thông tin khác (nếu có).
Bước 3. Chọn thông tin doanh nghiệp từ gợi ý
- Nhập MST bên mua gồm 10 hoặc 14 ký tự.
- Sau khi nhập đủ mã số thuế, hệ thống sẽ tự động hiển thị danh sách gợi ý doanh nghiệp bên dưới ô nhập MST.
- Chọn đúng doanh nghiệp trong danh sách gợi ý.
Lưu ý: Thông tin doanh nghiệp được ưu tiên lấy từ dữ liệu của Tổng cục Thuế, sau đó đến thông tin đã lưu trong Quản lý Khách hàng.
Sau khi chọn doanh nghiệp, hệ thống sẽ tự động điền (auto-fill) các thông tin như:
- MST bên mua.
- Tên công ty.
- Địa chỉ công ty.
- Các trường thông tin liên quan (nếu có dữ liệu).
Người dùng vẫn có thể chỉnh sửa lại các thông tin trước khi xuất hóa đơn nếu cần.
Lợi ích: Giúp giảm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót khi nhập thông tin doanh nghiệp và tăng độ chính xác khi phát hành hóa đơn.
Bước 4. Kiểm tra thông tin và xuất hóa đơn
- Kiểm tra lại các thông tin doanh nghiệp.
- Điền Email nhận hóa đơn (nếu có).
- Kiểm tra thuế suất, thành tiền và hình thức thanh toán.
- Nhấn Xuất hóa đơn.
Lưu ý: Mã số thuế doanh nghiệp cần chính xác. Nếu không tìm thấy doanh nghiệp trong danh sách gợi ý, người dùng vẫn có thể nhập thủ công các thông tin để tiếp tục xuất hóa đơn.
Trường hợp 3. Xuất nhiều hóa đơn cùng lúc
Trong trường hợp cần xuất nhiều hóa đơn cho nhiều đơn hàng, nhà xe chỉ cần:
- Chọn nhiều đơn hàng cùng lúc.
- Thực hiện xuất hóa đơn theo danh sách đã chọn.
Việc xuất nhiều hóa đơn giúp giảm thời gian thao tác đối với các đơn hàng có cùng điều kiện xuất hóa đơn.
Lưu ý: Mỗi hóa đơn vẫn được phát hành riêng theo từng đơn hàng.
5. Theo dõi trạng thái hóa đơn
Lưu ý: Phần mềm hàng hoá hiện chưa hỗ trợ chức năng theo dõi trạng thái xuất hoá đơn. Người dùng vui lòng truy cập phần mềm Quản lý bán vé để thực hiện tra cứu
Cách 1:
Để thực hiện theo dõi danh sách và trạng thái xuất hoá đơn hàng hoá, truy cập phần mềm Quản lý Bán vé https://nhaxe.vexere.com/e-invoice vào QL Bán vé → Hóa đơn/Vé điện tử → Hóa đơn điện tử.
Chọn tab Hàng yêu cầu lẻ
Tại đây nhà xe có thể theo dõi:
- Chưa xuất
- Đã xuất
- Xuất thất bại
Ngoài ra có thể:
- Tra cứu hóa đơn
- Tải hóa đơn PDF
- Kiểm tra trạng thái phát hành
Cách 2: Truy cập trang web nhà cung cấp (Misa, Mắt Bão) để tra cứu trạng thái hoá đơn.
6. Xuất hóa đơn tự động
Đối với các nhà xe có nhu cầu tự động hóa quy trình, Vexere sẽ hỗ trợ cấu hình xuất hóa đơn điện tử tự động. Vui lòng liên hệ với bộ phận kinh doanh/ hỗ trợ đang làm việc với nhà xe để gửi yêu cầu cấu hình.
Hệ thống thực hiện xuất hoá đơn tự động khi:
- Đơn hàng bắt buộc ở trạng thái Đã giao hàng
- Hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn điện tử mà không cần thao tác thủ công.
Tính năng này phù hợp với các nhà xe có số lượng đơn hàng lớn và muốn giảm thao tác cho nhân viên kế toán.
7. Lưu ý quan trọng
- Chỉ xuất được khi đơn hàng đủ điều kiện
Đơn hàng phải nằm ở:
- Trên xe
- Kho nhận
- Hàng đã giao
Và có gắn biển số xe
- Kiểm tra thông tin người mua trước khi xuất
Đối với khách doanh nghiệp, cần kiểm tra:
- Mã số thuế
- Tên công ty
- Địa chỉ công ty
- Email nhận hóa đơn
Sai thông tin sẽ phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
- Kiểm tra lại thành tiền và thuế suất
Trước khi nhấn Xuất hóa đơn, cần kiểm tra:
- Thành tiền
- Thuế suất
- Hình thức thanh toán
để đảm bảo hóa đơn phát hành chính xác.
- Hóa đơn sau khi phát hành không thể chỉnh sửa trực tiếp
Nếu phát hiện sai thông tin sau khi hóa đơn đã phát hành, nhà xe cần thực hiện quy trình điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định hiện hành.
8. Các câu hỏi thường gặp
Có thể xuất hóa đơn cho khách cá nhân không?
⇒ Có. Chọn Đối tượng: Cá nhân và nhập thông tin người mua.
Muốn xuất hóa đơn cho công ty thì làm như thế nào?
⇒ Chọn Đối tượng: Doanh nghiệp, sau đó nhập đầy đủ mã số thuế, tên và địa chỉ doanh nghiệp trước khi xuất hóa đơn.
Có thể xuất hóa đơn khi hàng đã giao không?
⇒ Có. Nhà xe vẫn có thể xuất hóa đơn đối với đơn hàng đang ở trạng thái Hàng đã giao.
Sau khi xuất thành công có thể xem hóa đơn ở đâu?
⇒ Vào QL Bán vé → Hóa đơn/Vé điện tử → Hóa đơn điện tử → Hàng yêu cầu lẻ để theo dõi trạng thái và xem hóa đơn đã phát hành.