Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Dịch vụ phụ trợ > Chuyển khoản tự động > Hướng dẫn thanh toán vé bằng Chuyển khoản tự động trên Phần mềm Quản lý bán vé
1. Giới thiệu
Bài viết này hướng dẫn nhân viên cách xử lý thanh toán bằng chuyển khoản tự động ngay trên phần mềm quản lý. Đọc xong, anh/chị sẽ biết cách thao tác từng bước khi khách hàng trả tiền vé, để tiền về tài khoản nhà xe nhanh và chính xác.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhân viên bán vé: Biết cách thu tiền vé và để hệ thống chuyển khoản về tài khoản nhà xe.
- Kế toán: Biết cách kiểm tra giao dịch đã thanh toán.
- Quản lý: Hiểu quy trình để giám sát nhân viên.
3. Định nghĩa
Thanh toán chuyển khoản tự động trên phần mềm quản lý là khi khách trả tiền vé, hệ thống sẽ tự động chuyển về tài khoản ngân hàng nhà xe mà không cần nhập tay.
4. Điều kiện bắt buộc
- Tính năng Chuyển khoản tự động đã được kích hoạt trong hệ thống.
- Phân quyền người dùng rõ ràng: Kế toán/Nhân viên bán vé: có quyền thực hiện thanh toán, theo dõi giao dịch. Tài xế: có quyền xem thông tin thanh toán của chuyến xe.
- Có kết nối internet ổn định để đồng bộ với ngân hàng và hệ thống.
- Đối với mỗi hình thức thanh toán, cần đáp ứng đủ yêu cầu của mỗi cách:
– Qua tin nhắn (SMS/ZNS): đã kết nối tài khoản Zalo OA/ Brandname và mẫu tin nhắn chứa thông tin thanh toán với Zalo hoặc Nhà mạng.
– Qua mã QR: Hệ thống sinh mã QR , đảm bảo đã thêm và kích hoạt hình thức thanh toán bằng mã QR.
5. Các bước thực hiện
Hình thức thanh toán khách hàng sử dụng (hệ thống hỗ trợ 2 cách):
- Qua tin nhắn (SMS/ZNS): Hệ thống gửi tin nhắn chứa thông tin tài khoản, khách hàng tự chuyển khoản.
- Qua mã QR: Hệ thống sinh mã QR, khách hàng quét và thanh toán nhanh chóng.
5.1 Chuyển khoản nếu khách ở xa ( gửi thông tin qua tin nhắn)
Bước 1: Đăng nhập phần mềm quản lý bán vé.
Bước 2: Vào Đặt vé → Chọn vé muốn gửi.
Bước 3: chọn Form Đặt vé -> Chọn HTTT: Chuyển khoản tự động.
Bước 4: Chọn trạng thái HTTT là Đặt chỗ hoặc Thanh toán -> Tích chọn Gửi tin nhắn
Bước 5: Bấm Xác nhận để lưu thông tin
5.2 Chuyển khoản nếu khách ở gần ( đưa mã QR cho khách quét thanh toán)
Bước 1: Đăng nhập phần mềm quản lý bán vé.
Bước 2: Vào Đặt vé → Chọn vé muốn gửi
Bước 3: Chọn Form Đặt vé -> Chọn Mã QR -> Hiển thị mã QR -> Đưa mã QR cho khách hàng quét, chuyển khoản
6. Lưu ý quan trọng
Để kiểm tra lịch sử chuyển khoản, lưu lại mã giao dịch sau mỗi lần thanh toán. Mã giao dịch là bằng chứng để kiểm tra khi có sự cố.
Kiểm tra đúng số tài khoản và giá tiền trước khi xác nhận. Đây là bước bắt buộc để tránh nhầm lẫn gây sai sót.
Nếu khách chuyển thiếu hoặc chuyển thừa:
- Trường hợp chuyển thiếu → hệ thống sẽ báo không khớp, cần liên hệ khách để chuyển bổ sung.
- Trường hợp chuyển thừa → nhà xe phải chủ động chuyển lại phần dư cho khách để đảm bảo minh bạch hoặc tự xử lý theo cách vận hành của nhà xe.
Nếu khách hàng chuyển tiền nhưng chưa được ghi nhận ngay:
- Có thể do ngân hàng xử lý chậm.
- Thời gian ngân hàng điều chỉnh giao dịch có thể mất từ 1 đến 5 ngày làm việc.
- Nhà xe và khách hàng cần giữ liên hệ, đối chiếu bằng chứng giao dịch trong thời gian này.
7. Các câu hỏi thường gặp
7.1 Nếu khách chuyển khoản nhưng hệ thống không ghi nhận ngay thì có bị mất tiền không?
⇒ Không. Tiền vẫn ở trong ngân hàng, chỉ là giao dịch xử lý chậm (1–5 ngày làm việc). Khách và nhà xe có thể đối chiếu bằng mã giao dịch để xác nhận.
7.2 Trường hợp khách không biết quét mã QR thì có cách nào khác để thanh toán không?
⇒ Có. Nhân viên có thể chọn hình thức gửi thông tin chuyển khoản qua SMS/ZNS để khách tự chuyển thủ công.
7.3 Nếu khách chuyển thiếu tiền vé thì hệ thống có tự động hủy vé không?
⇒ Không. Hệ thống sẽ báo giao dịch không khớp. Nhân viên cần liên hệ khách để yêu cầu chuyển bổ sung số tiền còn thiếu.
7.4 Khi khách chuyển thừa tiền thì hệ thống có tự động hoàn lại phần dư không?
⇒ Không. Nhà xe cần chủ động hoàn trả phần dư hoặc xử lý theo quy định nội bộ để đảm bảo minh bạch.