Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Dịch vụ phụ trợ > Hợp đồng điện tử > Các lỗi thường gặp khi xuất Hóa đơn điện tử
1. Giới thiệu
Bài viết tổng hợp các lỗi thường gặp khi xuất hợp đồng điện tử trên Phần mềm Quản lý bán vé, giúp đơn vị vận tải nhận diện sớm sự cố, khắc phục kịp thời, hạn chế sai sót trong quá trình ký kết và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong hoạt động giao dịch.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhân viên điều hành vận tải thường xuyên thực hiện thao tác xuất hợp đồng điện tử, cần nhận diện và xử lý nhanh các lỗi kỹ thuật để đảm bảo tiến độ vận hành không bị gián đoạn.
- Bộ phận kế toán – hành chính, Chủ doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng phục vụ lưu trữ, thanh toán và đối chiếu, cần hiểu rõ các lỗi phổ biến để tránh sai sót trong hồ sơ.
3. Các lỗi thường gặp
3.1 Thiếu thông tin bắt buộc
- Một số trường như tên khách hàng, mã hợp đồng, số điện thoại hoặc chữ ký điện tử chưa được nhập đầy đủ.
- Hệ thống sẽ không cho phép xuất hợp đồng nếu thiếu dữ liệu quan trọng.
3.2 Chưa phân quyền đúng vai trò
- Người dùng không có quyền truy cập chức năng “Hợp đồng điện tử” nên không thể thao tác.
- Cần kiểm tra và cấp đúng quyền trong Quản lý vai trò.
3.3 Bộ lọc danh sách không chính xác
- Lọc sai thời gian, tuyến đường hoặc trạng thái chuyến đi khiến hợp đồng cần xuất không hiển thị.
3.4 Trùng mã hợp đồng
- Hệ thống không cho phép xuất hợp đồng nếu mã đã được sử dụng trước đó.
- Cần kiểm tra lại danh sách hợp đồng đã xuất để tránh trùng lặp.
3.5 Lỗi kết nối mạng hoặc hệ thống
- Quá trình xuất hợp đồng bị gián đoạn do mất kết nối hoặc lỗi máy chủ.
- Nên thử lại sau vài phút hoặc liên hệ bộ phận kỹ thuật.
3.6 Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận
- Thông tin chuyến đi bị thay đổi nhưng chưa cập nhật kịp thời trong hệ thống hợp đồng.
- Gây sai lệch giữa thực tế vận hành và nội dung hợp đồng.
4. Lưu ý
Trường hợp thuộc lỗi khác nằm ngoài các lỗi nêu trên vui lòng liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất. Theo các kênh liên hệ như sau:
- Holine: 1900 633 818
- Zalo OA: https://zalo.me/4162799276749556580
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Tại sao lại phát sinh các lỗi như trên, nguyên nhân chủ yếu do đâu?
⇒ Nguyên nhân chủ yếu là do thao tác sai quy trình, thiếu các dữ liệu bắt buộc, phân quyền chưa đúng hoặc lỗi kỹ thuật từ hệ thống hoặc mạng.
5.2 Những lỗi này có thường xuyên xảy ra hay không?
⇒ Những lỗi này không thường xuyên xảy ra, đặc biệt với người dùng đã quen thao tác trên phần mềm. Khi quy trình được nắm rõ và dữ liệu được nhập chính xác, tỉ lệ phát sinh lỗi sẽ giảm đáng kể.
