Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Quản lý bán vé > Đại lý > Hướng dẫn thanh toán vé bằng hình thức Đại lý
1. Giới thiệu
Bài viết hướng dẫn thanh toán vé bằng hình thức đại lý, nhằm giúp nhà xe hiểu rõ vai trò, lợi ích và thời điểm cần áp dụng phương thức này để nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định pháp luật.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhà xe, doanh nghiệp vận tải: để hiểu rõ cách triển khai thanh toán vé qua đại lý, quản lý doanh thu minh bạch và tuân thủ pháp luật.
- Đại lý bán vé: nắm được quy trình, thao tác nhập vé thuộc đại lý
- Nhân viên bán vé/thu ngân: học cách thực hiện đúng quy trình thanh toán, xuất vé và đối soát.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Đại lý Bấm U để đặt vé, cập nhật thông tin khách hàng
Bước 2: Chọn Hình thức thanh toán = “Đại lý” → Chọn tên đại lý đặt vé
Khi chọn tên đại lý -> hệ thống sẽ hiển thị các trường dữ liệu như sau:
- Giá gốc: giá trị của vé sau khi đã trừ chiết khấu của đại lý
- Tổng tiền gốc: giá trị của vé sau khi đã trừ chiết khấu của đại lý
- NX thu Hộ: Số tiền nhà xe thu khách hộ đại lý
- Đại lý thu: Số tiền đại lý thu trước của khách
- Đại lý còn nợ: Số tiền đại lý còn nợ nhà xe, nếu số âm thì nhà xe nợ lại đại lý (Chỉ tính ở vé đang chọn)
Trường hợp 1: Vé đại lý thu 100% tiền của khách
Bước 1: Nếu Đại lý thu toàn bộ giá trị vé → Đại lý vui lòng nhập như sau:
Nhập tổng giá vé vào ô “Đại lý thu” → Cập nhật trạng thái vé “Đã thanh toán”
Cột Nhà xe thu: 0
Cột Đại lý thu: 500.000
Lưu ý: công thức tính: Đại lý còn nợ = Đại lý thu – Chiết khấu của đại lý
Ví dụ: Đại lý còn nợ (480.000) = Đại lý thu (500.000) – Chiết khấu cho đại lý (20.000)
Bước 2: Bấm “Cập nhật” vé -> Màn hình hiển thị vé đã thanh toán (Màu vàng)
Trường hợp 2: Vé đại lý nhờ nhà xe thu 100% tiền của khách
Bước 1: Nếu Nhà xe thu toàn bộ giá trị vé → Đại lý vui lòng nhập như sau:
Nhập tổng giá vé vào ô “Nhà xe thu hộ”
Nhà xe thu hộ: 500.000
Đại lý thu: 0
Lưu ý: công thức tính: Đại lý còn nợ = Đại lý thu – Chiết khấu của đại lý
Ví dụ trong hình: Đại lý còn nợ (-20.000) = Đại lý thu (0) – Chiết khấu của đại lý (20.000)
-> Nếu Đại lý còn nợ = số âm nghĩa là nhà xe nợ lại đại lý số tiền chiết khấu như trên.
Bước 2: Chọn “HT thu hộ” (hình thức thu hộ) số tiền nếu khách đã thanh toán vé (Nếu khách chưa thanh toán vui lòng bỏ trống “HT thu hộ”)
Bước 3: Bấm “Cập nhật” để hoàn thành đặt vé
Lưu ý:
- Nếu vé chưa thanh toán (chưa chọn HT thu hộ) -> Hiển thị màu đỏ (Vé đặt chỗ)
- Nếu vé đã chọn thanh toán (Vé đã chọn HT thu hộ) -> Trạng thái vé: Đặt chỗ -> Vé hiển thị màu xanh lá (Vé đã Thanh toán của đại lý)
- Nếu vé đã chọn thanh toán (đã chọn HT thu hộ) và chọn trạng thái vé = “Đã thanh toán” -> Hiển thị màu vàng (Vé đã Thanh toán)
Lưu ý: Để phân biệt nhanh vé Đại lý và vé của nhà xe thông qua màu sắc, trong tình huống nhà xe thu 100% đại lý thu = 0 như ảnh dưới đây thì nhà xe không cần cập nhật trạng thái vé -> Vé đại lý vẫn sẽ ghi nhận nhà xe thu và có màu xanh lá cây
Trường hợp 3: Đại lý thu cọc 1 phần, nhà xe thu hộ phần còn lại
Bước 1: Nếu Đại lý thu cọc 1 phần → Nhập số tiền cọc vào ô “Đại lý thu” → số tiền cần phải thu khách còn lại sẽ tự động hiển thị ở ô “Nhà xe thu hộ”
Ví dụ: Giá vé 500.000
Nhà xe thu hộ: 300.000
Đại lý thu: 200.000 (Đã trừ 20.000 tiền chiết khấu đại lý. Đại lý còn nợ 180.000 -> Tức đại lý cần trả về nhà xe 180.000)
Bước 2: Chọn “HT thu hộ” số tiền còn lại nếu khách đã thanh toán vé (Nếu khách chưa thanh toán thì bỏ trống “HT thu hộ”)
Bước 3: Nhà xe và đại lý đã thu đủ tiền của khách -> Vui lòng cập nhật trạng thái vé: Đã thanh toán để ghi nhận thu đủ tiền vé.
Bấm “Cập nhật” để hoàn thành đặt vé
Lưu ý:
- Nếu vé chưa thanh toán (chưa chọn HT thu hộ) -> Hiển thị màu đỏ (Vé đặt chỗ) -> Vé chưa thu cọc.
- Nếu vé đã chọn thanh toán (đã chọn HT thu hộ) -> Hiển thị màu xanh lá (Vé có Thanh toán của đại lý) -> Hiển thị số tiền đã thanh toán/ tổng tiền (300.000/500.000) -> Vé chưa thu đủ tiền
- Nếu vé đã chọn thanh toán (đã chọn HT thu hộ) và chọn trạng thái vé = “Đã thanh toán” -> Hiển thị màu vàng -> Vé đã thu đủ tiền
4. Lưu ý
- Kiểm tra dữ liệu trước khi cập nhật:
Luôn rà soát lại số tiền nhập ở các ô “Đại lý thu”, “NX thu hộ” và “HT thu hộ” để tránh sai sót. - Đối soát định kỳ:
Nhà xe và đại lý cần thực hiện đối soát công nợ thường xuyên (hàng ngày/tuần) để đảm bảo minh bạch. - Trạng thái vé và màu sắc hiển thị:
- Màu đỏ: Vé đặt chỗ, chưa thanh toán.
- Màu xanh lá: Vé đã thanh toán 1 phần
- Màu vàng: Vé đã thanh toán hoàn tất.
→ Nhân viên cần nắm rõ để tránh nhầm lẫn khi kiểm tra.
5. Các câu hỏi thường gặp
Có thể xem nhanh được bao nhiêu vé đại lý trong 1 chuyến không?
⇒ Người dùng có thể xem nhanh tổng số vé đại lý ở Thông tin chuyến đi như hình sau:
Khi nào nên chọn hình thức thanh toán “Đại lý”?
⇒ Khi vé được đặt thông qua đại lý bán vé, không phải khách hàng trực tiếp liên hệ với nhà xe. Giúp quản lý rõ ràng doanh thu, công nợ giữa nhà xe và đại lý.
Làm sao để đối soát công nợ giữa nhà xe và đại lý?
⇒ Thực hiện đối soát định kỳ (hàng ngày/tuần). Bằng tính năng Thanh toán công nợ trên phần mềm Quản lý bán vé -> Chi tiết sử dụng xem ở bài viết sau: [Link bài viết]
⇒ So sánh số liệu trên hệ thống với chứng từ thực tế (phiếu thu, hóa đơn).
6. Các bài viết liên quan
- Các lỗi thường gặp khi tích hợp vé điện tử
- Hướng dẫn xuất vé điện tử
- Hướng dẫn cài đặt mẫu vé điện tử