Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Dịch vụ phụ trợ > Hợp đồng điện tử > Hướng dẫn cấu hình Hợp đồng điện tử
1. Giới thiệu
Bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước cấu hình hợp đồng điện tử trên phần mềm quản lý bán vé một cách dễ hiểu và hiệu quả, giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng nhanh chóng, bảo mật và đúng chuẩn pháp lý.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhà xe hợp đồng, xe tuyến cố định hoặc xe du lịch thường xuyên ký kết hợp đồng với khách đoàn, công ty, trường học… và cần giải pháp ký từ xa, bảo mật.
- Chủ nhà xe muốn số hóa quy trình ký kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng, đối tác hoặc tài xế.
- Bộ phận điều hành và kế toán cần công cụ để kiểm soát hợp đồng nhanh chóng, minh bạch và dễ truy xuất.
- Nhân viên văn phòng nhà xe đang xử lý hợp đồng giấy thủ công, muốn chuyển sang nền tảng điện tử để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
3. Các bước thực hiện
3.1 Phân quyền
Bước 1: Vào Nhân sự → Quản lý vai trò
Bước 2: Tạo phân quyền mới hoặc điều chỉnh phân quyền đã tạo trước đó
Bước 3: Chọn phân quyền vé → Quản lý vận hành → Mở quyền Hợp đồng điện tử
Bước 4: Chọn “phân quyền vé” → “Phân quyền khác” → Mở quyền “Xe hợp đồng” → Bấm “Hoàn tất”
3.2 Cấu hình gửi email hợp đồng điện tử
Bước 1: Vào “Cài đặt” → “Cài đặt hệ thống”
Bước 2: Vào Hợp đồng điện tử → Thiết lập các thông tin hợp đồng điện tử → bấm “Lưu” để hoàn thành thiết lập
Thiết lập bao gồm các nội dung như sau:
- Tự động gửi email hợp đồng điện tử: Hỗ trợ nhà xe tự động gửi email trong thời gian được thiết lập (sau khi xe xuất bến bao nhiêu phút)
- Nội dung gửi email:
– Địa chỉ email người gửi
– Địa chỉ email người nhận
– CC:
– BCC:
– Tiêu đề email
– Nội dung email
3.3 Các thông tin cần có để cấu hình mẫu hợp đồng điện tử
Thông báo về việc tích hợp mẫu hợp đồng điện tử
Kính gửi Quý Nhà Xe,
Nhằm hỗ trợ quá trình tích hợp và thiết lập mẫu hợp đồng điện tử vào hệ thống Vé Xe Rẻ một cách nhanh chóng và hiệu quả, kính mong Quý Nhà Xe vui lòng cung cấp các thông tin sau:
- Mẫu hợp đồng vận chuyển hiện đang sử dụng
- Nếu sử dụng mẫu giấy: vui lòng gửi file PDF.
- Nếu đã có hợp đồng điện tử: vui lòng gửi bản hợp đồng điện tử hiện hành.
- Các thông tin tùy chỉnh cần hiển thị trong hợp đồng, bao gồm:
🔹 Thông tin hợp đồng
- Mã hợp đồng
- Tên khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Chữ ký
- Giá trị hợp đồng
- Giá trị hợp đồng bằng chữ
- Công ty
- Chức vụ
- Mã số thuế
🔹 Thông tin chuyến đi
- Tên tuyến đường
- Ngày khởi hành
- Giờ khởi hành
- Ngày kết thúc
- Giờ kết thúc
- Tổng số vé
- Biển số xe
- Tên tài xế
- Số điện thoại tài xế
🔹 Thông tin chuyến đi
- Điểm đón trả
- Danh sách điểm đón
- Danh sách điểm trả
- Khoảng cách/cự ly
- Danh sách hành khách
- Thông tin khách hàng
📩 Sau khi nhận được đầy đủ thông tin, đội ngũ kỹ thuật của Vé Xe Rẻ sẽ tiến hành cấu hình và tích hợp mẫu hợp đồng phù hợp với hệ thống của Quý Nhà Xe.
4. Lưu ý
- Xác định rõ nội dung và cấu trúc hợp đồng
- Các điều khoản phải đầy đủ, rõ ràng và không gây hiểu nhầm.
- Nên chuẩn hóa mẫu hợp đồng để dễ dàng tích hợp vào hệ thống phần mềm.
- Cung cấp đúng các thông tin khi thiết lập hợp đồng điện tử tránh sai sót
- Kiểm tra chữ ký số
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?
⇒ Có. Theo Luật Giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn và xác thực.
5.2 Có cần chữ ký tay không hay chỉ cần chữ ký điện tử?
⇒ Chữ ký điện tử hợp lệ (được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số) là đủ để đảm bảo tính pháp lý.
5.3 Hợp đồng điện tử được lưu trữ ở đâu và có an toàn không?
⇒ Hợp đồng sẽ được tích hợp và lưu trữ ở phần mềm quản lý bán vé, có thể vào kiểm tra và xem lại bất kỳ lúc nào, đảm bảo bảo mật và lưu trữ cho nhà xe
5.4 Có thể chỉnh sửa hợp đồng sau khi ký không?
⇒ Không. Sau khi ký, hợp đồng điện tử phải được bảo toàn nội dung để đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ.