Trang chủ > Hệ thống tài liệu > Dịch vụ phụ trợ > Hợp đồng điện tử > Sơ lược về Hợp đồng điện tử
1. Giới thiệu
Bài viết giải thích khái niệm hợp đồng điện tử, nhằm giúp nhà xe hiểu rõ vai trò, lợi ích và thời điểm cần áp dụng hợp đồng điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định pháp luật.
2. Ai nên đọc bài viết này
- Nhà xe hợp đồng, xe tuyến cố định hoặc xe du lịch thường xuyên ký kết hợp đồng với khách đoàn, công ty, trường học… và cần giải pháp ký từ xa, bảo mật.
- Chủ nhà xe muốn số hóa quy trình ký kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng, đối tác hoặc tài xế.
- Bộ phận điều hành và kế toán đang xử lý hợp đồng giấy thủ công, muốn chuyển sang nền tảng điện tử để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
- Nhân viên văn phòng nhà xe hiểu về khái niệm hợp đồng điện tử
3. Khái niệm
3.1 Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là hình thức hợp đồng được thiết lập, ký kết và lưu trữ thông qua phần mềm hoặc nền tảng số, thay vì in ấn giấy tờ truyền thống như trước đây.
3.2 Hợp đồng điện tử sẽ hỗ trợ được gì cho nhà xe?
- Hợp đồng điện tử được tích hợp trên phần mềm quản lý nhà xe, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian đi lại làm được ở mọi lúc – mọi nơi, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
- 📲 Cung cấp thông tin hợp đồng đầy đủ: loại hợp đồng, mã số, tên khách hàng, số điện thoại, email, chữ ký số, giá trị hợp đồng…
- 📤 Gửi hợp đồng đến hành khách và cơ quan quản lý (Sở Giao thông Vận tải, cơ quan Thuế) một cách nhanh chóng..
- 📁 Lưu trữ hợp đồng để phục vụ kiểm tra, tra cứu khi cần.
3.3 Loại hình xe nào cần dùng hợp đồng điện tử?
- Xe kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng: Xe không vào bến, kinh doanh, bán vé lẻ cho từng hành khách
- Xe du lịch theo hợp đồng: Các xe chở khách du lịch theo tour, tuyến, thường ký hợp đồng điện tử với công ty lữ hành hoặc khách hàng.
- Xe đưa đón nhân viên, học sinh: Nếu hoạt động theo hợp đồng vận tải, cũng cần sử dụng hợp đồng điện tử để đảm bảo tính pháp lý.
3.4 Khi nào thì cần xuất hợp đồng điện tử?
Trước khi thực hiện chuyến vận chuyển
- Theo quy định tại Nghị định 158/2024/NĐ-CP, hợp đồng vận tải phải được ký kết trước khi xe bắt đầu vận chuyển hành khách.
- Hợp đồng có thể là văn bản giấy hoặc hợp đồng điện tử, nhưng nếu sử dụng xe công nghệ hoặc xe hợp đồng dưới 9 chỗ, thì hợp đồng điện tử là bắt buộc.
Khi sử dụng xe để vận chuyển hành khách theo hợp đồng
- Dù là xe du lịch, xe đưa đón học sinh, nhân viên hay xe hợp đồng thuê chuyến, nếu hoạt động vận tải thì phải có hợp đồng điện tử kèm danh sách hành khách.
Khi bị kiểm tra bởi cơ quan chức năng
- Tài xế hoặc đơn vị vận tải phải xuất trình hợp đồng điện tử khi có yêu cầu kiểm tra từ Thanh tra giao thông, CSGT hoặc cơ quan quản lý vận tải.
Khi cần chứng minh tính hợp pháp của chuyến xe
- Hợp đồng điện tử là bằng chứng cho thấy chuyến xe không phải xe tuyến cố định trá hình hay xe taxi hoạt động sai quy định.
3.5 Ưu điểm và nhược điểm nếu không xuất hợp đồng điện tử?
✅ Ưu điểm (tạm thời) khi không xuất hợp đồng điện tử
- Đỡ chi phí triển khai ban đầu
Không cần đầu tư phần mềm, chữ ký số, hệ thống lưu trữ điện tử. - Linh hoạt trong xử lý tình huống phát sinh
Một số đơn vị nhỏ có thể xử lý hợp đồng miệng hoặc giấy tạm thời mà không cần quy trình số hóa. - Dễ thay đổi nội dung hợp đồng nhanh chóng
Với hợp đồng giấy, bạn có thể sửa tay hoặc in lại mà không cần quy trình xác thực điện tử.
❌ Nhược điểm và rủi ro nếu không xuất hợp đồng điện tử
| Rủi ro | Mô tả |
|---|---|
| Vi phạm quy định pháp luật | Với xe hợp đồng vận tải, không xuất hợp đồng điện tử là hành vi vi phạm Nghị định 158/2024/ND-CP, có thể bị xử phạt hành chính. |
| Thiếu tính pháp lý rõ ràng | Hợp đồng giấy dễ bị tranh chấp, giả mạo, hoặc không đủ căn cứ pháp lý nếu không có chữ ký xác thực. |
| Khó kiểm tra, lưu trữ, truy xuất | Hợp đồng giấy dễ thất lạc, khó tìm kiếm, tốn chi phí lưu kho. |
| Không minh bạch với khách hàng | Khách hàng không nhận được xác nhận rõ ràng, dễ nghi ngờ về tính hợp pháp của dịch vụ. |
| Không phù hợp với xu hướng số hóa | Doanh nghiệp sẽ tụt hậu so với đối thủ đang áp dụng công nghệ để tối ưu vận hành và quản lý. |
4. Lưu ý quan trọng về Hợp đồng điện tử
Giá trị pháp lý phải được đảm bảo
- Có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức. Phải có chữ ký điện tử hợp lệ để xác nhận ý chí các bên.
Chữ ký điện tử là yếu tố bắt buộc
- Bắt buộc sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số để xác nhận ý chí của các bên, Chữ ký điện tử phải được cấp bởi tổ chức chứng thực hợp pháp để đảm bảo tính xác thực.
Kiểm tra kỹ đối tác trước khi ký
- Xác minh danh tính, năng lực pháp lý của bên ký kết. Tránh ký với người không rành công nghệ hoặc không hiểu rõ quy trình xác thực.
Lưu trữ và bảo mật hợp đồng
- Hợp đồng điện tử phải được lưu trữ an toàn, có thể truy xuất khi cần. Nên sao lưu trên hệ thống bảo mật, tránh mất dữ liệu hoặc bị chỉnh sửa trái phép.
Công chứng điện tử (từ 1/7/2025)
- Từ 1/7/2025, có thể công chứng online qua nền tảng điện tử.
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Có thể chuyển đổi hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử không?
⇒ Có thể, miễn là quá trình chuyển đổi đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và có xác nhận rõ ràng từ bên thực hiện chuyển đổi.
5.2 Chữ ký điện tử có thể thay cho chữ ký tay không?
⇒ Được, nhưng chữ ký số (được cấp bởi tổ chức chứng thực) có độ tin cậy cao hơn chữ ký ảnh hoặc ký tay scan.
5.3 Phần mềm quản lý bán vé có hỗ trợ lưu trữ, làm hợp đồng điện tử không?
⇒ Phần mềm quản lý bán vé không chỉ giúp nhà xe tối ưu hoá quy trình vận hành, mà còn tích hợp khả năng ký và lưu trữ hợp đồng điện tử, đảm bảo minh bạch, bảo mật và tiết kiệm thời gian trong mọi giao dịch.